Tu ordenador es tu ventana al mundo: cómo sacarle partido de forma organizada y segura
Estamos siendo testigos de un enorme empujón hacia la digitalización, más ahora que los dispositivos digitales se han convertido en la ventana al mundo, un balcón desde el que asomarnos al universo digital o el medio para acercar a la familia.
Con el objetivo de hacerte el confinamiento más llevadero, repasaremos algunas actividades hogareñas que se pueden realizar con ordenadores y móviles a través de herramientas ofimáticas conectadas. Para ello, vamos a apoyarnos en el nuevo Microsoft 365, heredero del conocido Office 365 que no solo cambia de nombre, sino que añade nuevas funcionalidades de inteligencia artificial, plantillas inteligentes y la versatilidad de una estrecha vinculación a la nube.
Hay distintas opciones de suscripción con prestaciones ajustadas a las necesidades tanto de la empresas como de los usuarios domésticos. Pero, en este artículo, nos centraremos en algunas de las posibilidades disponibles para estos últimos en el plan Familia (para seis usuarios, cinco dispositivos cada uno) como el Personal (un usuario, cinco dispositivos).
Es hora de ordenar nuestras fotografías
Si ya hemos terminado de hornear bizcochos, estudiar ese nuevo idioma para el que nunca sacábamos tiempo, y terminado con éxito nuestra sesión de ejercicio en el hogar a través de una rutina en YouTube, podemos aprovechar que seguimos en casa para ordenar nuestras fotografías con OneDrive, otra de esas tareas que siempre posponemos y que ahora es más fácil que nunca.
OneDrive es la nube de Microsoft, en la que los suscriptores de Microsoft 365, tendrán 1 TB (1.000 GB) de espacio por usuario. Además, se beneficiarán de la posibilidad de compartir contenido con un límite de tiempo, proteger archivos con contraseña o realizar copias de seguridad ante imprevistos.
A OneDrive se puede acceder tanto desde ordenadores de sobremesa y portátiles como dispositivos móviles, por lo que la información siempre estará con nosotros. Además, en móviles podemos descargar la aplicación para subir todas nuestras fotografías a la nube de forma automática y de una sola vez, así como programar nuevas subidas.
Una vez en OneDrive Fotos, tendremos la capacidad de organizar todas estas imágenes y vídeos en álbumes, etiquetarlas o compartirlas con otros usuarios, incluso con aquellos que no dispongan de una cuenta de Microsoft o inicien sesión de forma privada.
Almacenar la información con toda seguridad
Una de las características de Microsoft 365 es la capa de seguridad añadida. A la protección frente a malware y phishing (suplantación de identidad) se suman también el soporte técnico continuo incluido en la suscripción.
La nube ofrece una gran seguridad incluyendo opciones avanzadas para diferentes apps. Es en estas opciones avanzadas de seguridad donde se enmarca el Almacén personal de OneDrive, una caja fuerte virtual con un nivel adicional de seguridad en la que guardar documentos privados tales como el DNI, la declaración de la renta, el título educativo, etc.
A lo largo de los próximos meses, Microsoft pondrá a disposición de los usuarios, de forma gratuita, la nueva aplicación Microsoft Family Safety, diseñada para mantener a la familia segura. Con esta app podremos cuidar el tiempo que dedican los más pequeños a los dispositivos, vetar el acceso a algunos programas o incluir filtros de contenido.
Equipar nuestro dispositivo con apps para estudiar
Los dispositivos móviles y de sobremesa han ido ganando tracción en el ámbito educativo durante años, y prueba de ello es el auge de los cursos MOOC u online. Pero ha sido a raíz del encierro generado por el coronavirus que las pantallas se han vuelto indispensables a la hora de estudiar.
No solo para aquellos que van a la escuela, sino también para estudios avanzados complementarios a los que nos asomamos tras terminar nuestra jornada laboral, como estudiar un tercer idioma. En este punto, destaca no solo el conocido Word o Excel, con los que evidentemente podremos entregar trabajos, sino también la aplicación OneNote, algo menos conocida.
OneNote es una aplicación orientada a la creación de notas, pero que también permite tomar apuntes, resolver ecuaciones (y ver sus pasos), dibujar, hacer anotaciones sobre texto e imágenes y, por supuesto, compartir los documentos, trabajar en equipo y organizar las tareas.
La importancia de disponer de dispositivos conectados con herramientas avanzadas es tal que el coronavirus ha abierto la brecha en el acceso a las aulas virtuales. En este sentido, la suite de productividad bajo suscripción Microsoft 365 te abre la llave a una solución conectada, accesible desde cualquier dispositivo y, a diferencia de las licencias permanentes, siempre actualizada.
La agenda, mejor en la nube
El papel y el lápiz son herramientas muy versátiles, y prueba de ello es que muchos seguimos trabajando “a mano” cuando organizamos tareas básicas. Sin embargo, el estado del arte de la tecnología actual ya compite con holgura e incluso llega a superar la escritura sobre folio. Es el caso de la agenda personal virtual disponible en apps como Outlook.
Estas herramientas facilitan no solo la escritura sobre smartphone, tablet u ordenador táctil, sino que también permiten la escritura con teclado. Es una tecnología híbrida que da mucho juego y brinda la oportunidad de crear agendas modulares y dinámicas que podamos complementar a medida que nos van llegando tareas.
Visualizar diferentes calendarios; tener visibilidad de las tareas, cumpleaños, reuniones del resto de la familia; mover las tareas de día; realizar anotaciones o compartir el acceso a terceros son algunas de las opciones que ofrece Calendar en Microsoft 365; así como crear citas o integrarse en Outlook.
Muy usado en el mundo laboral, lo cierto es que Outlook es una herramienta versátil que también puede usarse en el entorno familiar.
Redactemos con cabeza la lista de la compra
Es evidente que este tipo de suites ofimáticas tienen un gran potencial en el mundo online (estudios, email, gestión documental, etc), pero también son de aplicación y uso exclusivo en un ámbito offline. Pongamos el ejemplo de la planificación de menús semanales para las familias, un punto clave en su calidad de vida a través de la alimentación saludable y equilibrada.
Las plantillas gratuitas de Excel ayudarán a los suscriptores de Microsoft 365 a elegir el menú y entender, con un simple golpe de vista, qué grupos alimentarios podemos priorizar o qué alimentos comemos en demasía. Es algo que, en pleno confinamiento, no nos vendrá nada mal.
Además, también nos facilitará el redactar la lista de la compra en base a las comidas listadas, y el hecho de tener todos los documentos en la nube nos permitirá editar el planificador de comidas semanal desde el propio supermercado, ayudándonos a hacer más flexible la lista de la compra o modificarla en base a la oferta de alimentos.
Actualiza y saca partido a tu currículum con Word y LinkedIn
Dicen los expertos que el mundo va a cambiar, otros dicen que nada cambiará. Alguno incluso se recrea con frases como “todo será igual y nada será igual”, que viene a significar que no estamos muy seguros de hacia dónde iremos. Por eso es mejor estar preparado y actualizar nuestro currículum usando programas de edición de texto como el conocido Word.
Word lleva décadas ayudándonos a sintetizar nuestra información laboral, pero en la versión online de la suscripción de Microsoft 365 se han añadido algunas mejoras que nos ayudarán mucho en esta tarea, como la integración con LinkedIn. Gracias a ella, podremos averiguar qué puntos de nuestro CV deberíamos resaltar, potenciar o eliminar en base al sector profesional y posición en los que estemos interesados.
Además de esto, podemos pedir ayuda a un compañero o amigo a través de la edición compartida de documentos, o usar el dictado por voz. Para que nos entendamos: dos o más personas podrán escribir en el mismo Word, lo que supone una mejora de cara a la asistencia remota, ahora que llamar a alguien para que venga a casa no es una alternativa disponible.
Dicho esto, una de las opciones más interesantes —y al tiempo básicas— de la suscripción a Microsoft 365 es la posibilidad de acceder a una gran base de datos de plantillas en línea. Especialmente de cara al currículum, el dar con una plantilla profesionalizada puede marcar la diferencia.
Microsoft lleva desde 1990 ayudándonos con la ofimática en casa y, en la actualidad, la suscripción a Microsoft 365 nos da la opción de acceder siempre a la última tecnología en productividad y colaboración. De hecho, a las bondades de Skype para mantener el contacto con familia y amigos a través de videoconferencia gracias a los 60 minutos gratis en llamadas que ofrece la suscripción, próximamente se sumarán las funcionalidades de la plataforma de trabajo colaborativa Microsoft Teams a la vida personal, disponible para sistemas operativos como Windows, Android o iOS.
