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7 consejos para crear una presentación de PowerPoint con éxito
Cada vez más estudiantes quieren contar con las herramientas más potentes a su disposición. Incluso para una ‘pequeña’ ponencia de clase o la presentación de un trabajo PowerPoint se hace indispensable. Pero, ¿sabes cómo crear una presentación de éxito?
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¿Por qué las conferencias, charlas o formaciones cuentan con presentaciones de PowerPoint de Microsoft 365? Bueno, se estima que entre el 40% y el 50% de la capacidad cerebral en uso se dedica a procesar señales visuales; y que los ojos son el medio de entrada del 80% de la información que nos llega.
Sabiendo que el canal visual es el más efectivo a la hora de captar la atención o transmitir información, es normal que cada vez más estudiantes quieran contar con las herramientas más potentes a su disposición. Incluso para una ‘pequeña’ ponencia de clase o la presentación de un trabajo. La pregunta clave es: ¿sabes cómo crear una presentación de éxito? Aquí exponemos algunos consejos.
1. Redactar un guión, primer paso de cualquier presentación
Las presentaciones son herramientas para contar algo: transmitir una idea, establecer un punto de vista, convencer, persuadir, educar, etc. Una presentación no es un cúmulo de objetos dispersos sobre la pantalla. Necesitan una estructura, debe haber un hilo conductor o estructura argumental, como una introducción, nudo y desenlace. Vamos a necesitar un guión.
Esta puede ser una estructura básica en un folio o distribuida en un PowerPoint:
Cualquier editor de texto que nos permita escribir será suficiente para empezar, como OneNote o Word. Aunque si sufrimos el ‘síndrome de la hoja en blanco’ y nos quedamos algo bloqueados, podemos pedir ideas y hacer estos documentos colaborativos, o bien usar la herramienta de Inicio rápido, que nos ayudará a construir rápidamente la estructura de un tema, así como buscar información sobre el mismo.
En el ejemplo de abajo observamos, en cinco pasos, cómo elegimos Inicio rápido, escribimos de qué trata la presentación, elegimos varias opciones del panel, y listo.
Ya tenemos la forma de una presentación con notas en su base sobre el enlace covalente. Hemos elegido algo de la ESO, pero cualquier tema valdría.
Esto facilitará mucho la investigación de un tema concreto, como también ayudará la herramienta Búsqueda Inteligente. Esta usa el motor de Bing para relacionar el texto señalado del PowerPoint con noticias y páginas de referencia sobre el tema.
Es una herramienta muy útil en investigación periodística o búsqueda de información para un trabajo.
Es una herramienta que, además, nos permitirá copiar y pegar contenido directamente desde la web, sin necesidad de abrir el buscador, como es el caso de la imagen del ejemplo.
Guionizar una presentación es importante, no solo para sintetizar la información y no aburrir a los futuros oyentes, evitar saturar algunas diapositivas o repartir la carga informativa. También nos servirá para clarificar las ideas, encontrar fallos argumentales e incluso redefinir la estructura.
2. La importancia de la composición
Una de las virtudes de PowerPoint son los estilos rápidos de Designer, ya sea en forma de diseño (paleta de colores, fondo, fuentes), temas (composición interna) u opciones de gráficas predefinidas. Dar con la composición adecuada para nuestra presentación es un punto imprescindible.
¿Buscamos un estilo sobrio, animado, colorido? ¿Qué es lo que queremos transmitir durante la presentación? Veamos un ejemplo de uso.
La imagen de arriba muestra una única diapositiva construida en cinco minutos gracias a los estilos rápidos y la integración de gráficas con Excel. En realidad, el proceso es bastante sencillo: se ha elegido una composición, un fondo, y unos colores de gráfica unificados.
En este caso, tonos azules calmados. Observemos lo que le ocurre a la misma presentación si optamos por tonos distintos, sin cambiar composición, información o fuentes.
La diferencia es notable. En este caso, los tonos rojizos son más agresivos, parecen transmitir cierta urgencia e incluso incomodidad, y además son más difíciles de leer. Dar con el formato adecuado puede llevar algunas iteraciones, pero trastear hasta dar con uno en el que nos sintamos cómodos tiene su recompensa.
A esto se suma la posibilidad de usar estilos rápidos en base a una temática. En el ejemplo de abajo hemos tecleado dos temáticas (‘el medio ambiente’ y ‘la tecnología y los robots’) y observamos notables diferencias en las ideas de diseño recomendadas en base al análisis del texto:
Todo esto es relevante no solo de cara a la estética, como veremos a continuación, sino también al tiempo en que esperamos transmitir la información. No es lo mismo preparar una presentación para una charla de una hora que una orientada a 10 minutos. Tampoco será igual para una pieza que guardaremos en PDF y mandaremos por correo.
3. Que cada slide respire la misma estética
Una vez demos con el tema idóneo es muy importante conservar la estética a lo largo del documento, y que esta esté en consonancia con el de cada diapositiva. Basta con echar un vistazo a la imagen inferior para entender el choque visual de esta diapositiva en la que conviven varios estilos visuales, diferentes tipologías de letras y varias paletas de color. No parece muy profesional.
Una forma de trabajar bajo el mismo paraguas estético es duplicar la diapositiva base y editarla. Otra forma es guardar el diseño como plantilla, especialmente útil si queremos conservar la estética para futuros documentos o compartirla con otros usuarios.
4. Una imagen puede ser clave, busca la adecuada
Se dice que todas las presentaciones tienen que llevar una frase de Einstein, que a menudo se integra usando su foto. Lo cierto es que las llamadas visuales a través de fotografías son muy potentes, y también que no es fácil dar con la fotografía adecuada.
Para esto, el programa Premium Creative Content de Microsoft 365 permite la búsqueda y uso de fotografías exclusivas en Getty Images.
Además de esto, todas las cuentas de Microsoft 365 podrán hacer uso de las clásicas herramientas de formato de imagen de Office. Quitar el fondo, corregir el color, apagar el tono o agregar efectos artísticos es tan fácil como lo ha sido siempre, creando efectos visuales de calado, como el ejemplo de abajo en que una tienda luce apagada al no tener presencia digital.
Esta metáfora visual, para la que habríamos necesitado decenas de palabras, es mucho más directa que un párrafo farragoso. Las imágenes son un elemento a tener en cuenta a la hora de componer, y por ello también debemos tener en cuenta el potencial de las imágenes 3D si contamos con algún archivo de esta índole.
Esto será especialmente útil en trabajos de ingeniería o similares. Poder incrustar una pieza tridimensional como objeto 3D en lugar de imagen da mucho juego.
5. Atrévete con transiciones, un equilibrio entre usabilidad y estética
Ahora que ya tenemos el guión, la estructura, y los diferentes objetos en su sitio, es hora de añadir transiciones, si lo deseamos. Pero las transiciones animadas son un arma de doble filo. Su uso puede dinamizar mucho una presentación, pero un abuso de las mismas o un uso poco natural puede hacer que las presentaciones parezcan toscas.
La buena noticia es que con PowerPoint disponemos no solo de decenas de efectos disponibles (arriba, izquierda), sino que su configuración individual, la previsualización automática y la visión global en forma de Diagrama de Gantt (arriba, derecha) nos ayudarán a diseñar presentación cuyas transiciones encuentren el equilibrio entre usabilidad y estética.
Algunas transiciones, como es la transición por transformación de objetos, dan bastante juego. Esta transición permite animar y dar movimiento a las imágenes y textos dentro de las diapositivas.
6. No te quedes con tu visión, enriquécete con la de otros
Una vez hemos compuesto nuestra presentación toca leerla, reescribirla, y repetir el proceso un par de veces más, a ser posible buscando feedback de otras personas.
Es aquí donde entra una herramienta clave en la edición: los comentarios y la colaboración del entorno de Microsoft 365. El trabajo en red permitirá que varios compañeros añadan sus notas en nuestra presentación.
Para ello basta con loguearnos, activar el autoguardado a través de OneDrive (recomendable siempre) e invitar a otros usuarios al documento. Ahora podrán comentar desde la pestaña ‘Revisar’. Cuatro ojos ven más que dos, y hay elementos como imágenes, animaciones, efectos o llamadas a la acción han de ser pulidos, al igual que la ortografía de los textos.
Es aquí donde entra la última herramienta. Seguimos en la pestaña ‘Revisar’ desde la que podremos no solo corregir la ortografía, sino que también podremos:
Comparar y combinar versiones de un documento, muy útil si hemos tenido que trabajar sin red o se han editado varias versiones.
Echar un vistazo a las notas vinculadas de OneNote, un sistema de notas personalizable que nos facilitará tanto el trabajo de equipo como el diseño de una presentación en solitario.
7. Prepara la presentación, incluso con subtítulos
Guardar finalmente la presentación no es el paso final. Al menos para los archivos diseñados para dar charlas, por muy pequeñas que sean. Un consejo universal es practicar hasta que la presentación salga fluida (probablemente volviendo a editar el archivo en el proceso) y escribir un segundo guión que usaremos como guía que incorporaremos en notas del orador.
Además, si tu público es internacional activa la funciónLive Caption Subtitles, que permitirá incluir subtítulos en tiempo real a medida que realicemos la presentación. Si no es así, podrás hacerla también inclusiva al subtitular para personas que padecen sordera. Esta herramienta nos permitirá no solo integrarlos y hacer accesible la ponencia, también facilitar su seguimiento para todo el mundo.
