¿Aún compras tus programas por separado? Cómo preparar todas las apps de tu ordenador con la suscripción a Microsoft 365

El viejo proceso de comprar un ordenador nuevo y tener que instalar uno a uno todos los programas y sus actualizaciones ha pasado a la historia. Microsoft 365 reúne todo el software que necesitas en una única suscripción.

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Las aplicaciones ofimáticas son lo primero que se busca nada más encender un ordenador. El procesador de textos, la hoja de cálculo, correo electrónico, etc. Para muchos decir procesador de textos es decir Word. Y Excel se ha hecho sinónimo de la hoja de cálculo. Porque Microsoft Office es la suite ofimática de referencia desde la llegada de la informática a hogares y el mundo profesional. Pero hay una nueva forma de acceder a todos esos programas desde los ordenadores.

Hace años era habitual comprar la suite ofimática del momento, instalarla en un ordenador y dejarla en el disco duro hasta que tocaba renovarla una vez que se quedaba obsoleta. Hoy en día, sin embargo, es mucho más práctico usar un modelo de suscripción como el que propone Microsoft 365, que mantiene todos los programas actualizados, brindando al mismo tiempo funciones y aplicaciones adicionales y novedosas.

Pero Microsoft 365 no sólo está pensado para el trabajo, de hecho está muy enfocado también a las tareas de los estudiantes, si quieres saber más sobre cómo optimizar tu tiempo de estudio y mejorar los resultados de tus tareas, lee este artículo sobre Organización y tecnología: las claves para rendir más en los estudios de forma conectada, y le sacarás el máximo partido a Office 365.

Microsoft 365, todo lo que puedes necesitar

La suscripción a Microsoft 365, ya sea en el modo personal o familiar, incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook o OneDrive. Es el ecosistema perfecto para empezar a trabajar sin problemas, teniendo instalado en nuestro ordenador, portátil o tablet todo aquello que necesitamos.

En la opción familiar podemos incluir hasta a seis personas utilizando los programas, con un uso simultáneo en cinco dispositivos. Cada usuario tendrá 1 TB de almacenamiento en la nube acceso a sus programas y archivos de forma independiente. Tanto los programas como el almacenamiento se podrán utilizar en ordenadores, ya sea portátiles o de sobremesa, smartphone con Android o iOS, o en una tablet, incluyendo los modelos iPad.

Microsoft 365 todos los programas en uno

Además vamos a tener siempre la versión más actualizada de estos programas. Las novedades que se incluyan o nuevas funcionalidades, como Family Safety, una aplicación disponible para la suscripción familiar que nos permite controlar el tiempo que pasamos delante de una pantalla, estableciendo límites, creando filtros para que puedan navegar por espacios seguros u obteniendo resúmenes de actividad o la localización si así lo deseamos.

¿Y qué ocurre si estoy en otro ordenador y necesito utilizarlo? Por ejemplo, un profesional que lo utiliza en su empresa y necesita acceder desde el ordenador de casa o un estudiante que debe hacerlo desde un equipo de la escuela porque no tiene su portátil. No hay ningún problema, porque basta entrar con nuestra cuenta de Microsoft para poder acceder a la nube y editar y trabajar con los programas online. Es aquí donde OneDrive hace su magia.

OneDrive, 1 TB de espacio en la nube para almacenar todo lo que quieras

OneDrive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Microsoft. Por defecto, cada cuenta de Microsoft 365 viene con 1 TB de espacio, ya sea para su uso personal o familiar. En el segundo caso hablamos de 1 TB por usuario, es decir, en total hasta 6 TB. Esto significa que la mayoría de los usuarios puede mantener una copia de seguridad de los datos más preciados de nuestros disco duro, sin temor a quedarnos cortos.

En OneDrive guardamos la información que queremos tener sincronizada, de manera que siempre llevamos con nosotros nuestros datos. No importa dónde estemos ni qué dispositivo tengamos en la mano, ya que podremos acceder a cualquier cambio que hagamos en cualquiera de nuestros archivos al acceder desde casa con nuestra cuenta de OneDrive, tanto si tenemos instalada la aplicación como si lo hacemos online. Basta acceder con nuestras credenciales de Microsoft, para ver y editar los archivos que necesitemos en cualquier momento y cualquier dispositivo.

En dispositivos móviles, como un smartphone, puedes conseguir que las fotos o vídeos que hacemos con el móvil se guarden automáticamente en este espacio. Así las tenemos para ver más tarde desde un ordenador en una pantalla mayor y, sobre todo, tenemos nuestra información segura sin riesgo de que desaparezca por una pérdida del teléfono, un fallo del disco duro del ordenador, etc. Es el complemento perfecto a la aplicación Mi Teléfono de Windows 10, que permite acceder a las apps y los documentos de tu móvil directamente desde tu PC.

OneDrive nos permite también hacer una copia de seguridad automáticamente de toda la información que tenemos en el ordenador en carpetas básicas para nosotros, ya sea el Escritorio, Documentos o Imágenes. Este proceso se puede realizar manualmente o de forma programada, brindando una mayor seguridad frente a posibles percances.

Por último una funcionalidad muy interesante que han incorporado en el último año es OneDrive Personal Vault. Se trata de un área dentro de OneDrive con un extra de seguridad. De esta manera siempre que se quiera acceder nos pedirá una autentificación nueva, que puede ser una huella dactilar, un código SMS, o un PIN.

Acceso desde cualquier dispositivo y cualquier ordenador a los datos siempre actualizados

Por último una de las grandes ventajas de Microsoft 365 está en las posibilidades de colaboración online. Dos usuarios pueden utilizar el mismo documento a la vez, de manera que un grupo de estudiantes pueden hacer un trabajo aportando cada uno su parte de forma simultánea.

De esta forma, no tendremos que esperar a que alguien cierre el documento que necesitamos consultar o editar y que hemos tenido que abrir en modo lectura, porque está en uso por otra persona. Veremos qué está editando o haciendo el otro usuario y nosotros podemos utilizarlo a la vez. ¿No hay conexión a Internet? Tampoco hay problemas: podremos trabajar offline y guardar los cambios al recuperar el acceso.

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La posibilidad de ver y trabajar desde cualquier lugar, basta con tener conexión a Internet. Y tenemos la posibilidad de volver atrás gracias al historial de versiones, algo muy útil sobre todo en el ámbito profesional donde se pueden trabajar con plantillas y documentos que modifican muchos trabajadores a la vez.

Con unos precios de solo 69 euros al año en la edición Personal y 99 euros en la enfocada a las familias, Microsoft 365 es considerablemente más económico que la compra individual de Office, particularmente si se va a utilizar en varios equipos y se consideran las funciones adicionales que no se incorporan en la suite ofimática.

Así las cosas, Microsoft 365 no solo es una opción potencialmente más completa, actualizada y segura, sino también potencialmente más asequible. Comparado con el viejo modelo de comprar los programas de uno en uno, el sistema de suscripción solo aporta ventajas.

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