Cómo se usa Backup and Sync: el sustituto de Google Drive para PC

Pasa en las mejores familias. Un día vas a encender el ordenador y… nada. Nada de nada. La torre está muerta. Los avatares del destino han querido que tu disco duro o SSD se averíe sin previo aviso, llevándose por delante trimestres enteros de facturas justo antes de la declaración de la renta. Es una tragedia que podíamos haber evitado usando Backup and Sync.

Backup and Sync no es otra cosa que la herramienta diseñada para sustituir la antigua aplicación de Google Drive para ordenadores. Con ella podemos automatizar la realización de copias de seguridad y sincronización de documentos con una cuenta de Drive, haciendo posible guardar un duplicado de nuestros archivos más preciados en la nube, con el beneficio de que además podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil.

Si bien aunque ya sepas cómo usar Google Drive, Backup and Sync es algo diferente, es un programa con muy pocas opciones, su funcionamiento no es del todo intuitivo. Los usuarios novatos (e incluso con cierta experiencia) pueden encontrarse con ciertos problemas al usarlo por primera vez, así que vamos a intentar resolver cualquier posible duda sobre su manejo con este tutorial. Empezamos.

Configura tu cuenta de Gmail (y ten el móvil a mano)

El primer paso tras instalar Backup and Sync es acceder a la cuenta de Google Drive donde queremos almacenar nuestros archivos. Como ya sabes, solo por tener una dirección de Gmail ya tienes 15 GB de almacenamiento en la nube gratuitos en Drive, una capacidad que muchas personas nunca llegan a utilizar.

El proceso de autentificación es el clásico: basta con introducir tu dirección de correo y su contraseña. A continuación recibirás un mensaje de confirmación en tu teléfono para verificar tu identidad. Es así de sencillo.

Cabe señalar que Backup and Sync puede dar problemas durante el proceso de identificación del usuario. En ocasiones la pantalla se queda en blanco tratando de autentificar el usuario, casi como si se hubiera bloqueado.

Esta situación puede resultar desconcertante, en particular porque el error se repite una y otra vez aunque cerremos Backup and Sync o intentemos acceder con otra cuenta. Si nos encontramos con este problema deberemos hacer clic en el campo “inicia sesión con tu navegador” (marcado con una flecha en la captura), lo que nos permitirá pasar al siguiente paso.

Selecciona las carpetas que quieres guardar en Drive

Estamos ya metidos en harina. Hemos accedido desde Backup and Sync a nuestra cuenta de Google y ya podemos preparar nuestra primera copia de seguridad. ¿Qué carpetas quieres seleccionar? Nuestra recomendación es que pienses bien qué quieres guardar en la nube y añadas los directorios correspondientes.

Cabe señalar que Backup and Sync no permite copiar archivos concretos en sí mismos, sino carpetas enteras con todos los documentos que pueda haber dentro. Dicho de otra forma, no podrás subir el archivo factura.xls seleccionándolo con el ratón, sino que deberás marcar la carpeta Facturas y mandarla a Drive con todos sus contenidos.

Por este motivo puede resultar conveniente hacer una buena organización de nuestros archivos en el disco duro. También debemos señalar que Backup and Sync incorpora un espacio de sincronización con Google Fotos. Si marcas esta casilla, todas las fotos que subas desde un directorio de tu PC también podrán verse desde el teléfono móvil mediante Google Fotos.

Otro aspecto que puede resultar interesante es el de las velocidades y subida de datos. Si tienes una conexión a Internet por fibra óptica posiblemente te convenga dejarlo todo como está, pero si vas a hacer copias de seguridad de gran tamaño y no quieres perder velocidad a la hora de acceder a contenidos multimedia en alta resolución, tal vez deberías especificar cuánto ancho de banda reservas a Backup and Sync para poder gozar así del suficiente caudal para el resto de las actividades.

Sincroniza tu PC con la nube (y viceversa)

Llegamos aquí al tercer y último paso del tutorial: sincronizar tu unidad de Google Drive con tu PC. Es posible que algunas personas prefieran utilizar Backup and Sync solo para guardar copias de seguridad de su PC en la nube, mientras que otros prefieren mantener todos sus archivos en un mismo lugar. Suena parecido, pero no es lo mismo.

En esencia, lo que conseguimos con la sincronización de archivos es realizar una copia recíproca en el PC de nuestro espacio de Google Drive y viceversa. Dicho de forma aún más sencilla: si borras un archivo de tu PC también se borrará la copia que habías guardado en Google Drive, y si borras la copia de Google Drive lo mismo sucederá con el original que guardas en tu PC.

Asimismo, todos los archivos que ya pudiéramos tener guardados en nuestra cuenta de Google Drive se descargarán a nuestro PC. La carpeta de sincronización recibe el nombre de Google Drive y se sitúa bajo la carpeta raíz Usuarios. Cualquier documento o carpeta que guardes ahí se subirá automáticamente a tu cuenta de Drive, y si decides borrarlos sucederá lo mismo con sus copias en la nube.

Si bien esto puede sonar simple, mucha gente se alarma cuando decide hacer limpieza en Google Drive y Backup and Sync avisa de que al eliminar un archivo disponible en la nube también se borrará su contraparte en el PC. Es importante tener claro lo que supone el concepto de la sincronización de archivos. Si aún tienes dudas, puedes usar varios archivos sin importancia para probar.

No te vuelvas loco: crea normas de eliminación

Una forma de evitar posibles complicaciones a la hora de eliminar archivos sincronizados es establecer una regla de borrado. Esta opción solo aparece después de haber configurado Backup and Sync.

El apartado de normas permite establecer la acción que queremos llevar a cabo al borrar un archivo del PC. Tal y como viene por defecto Backup and Sync siempre te preguntará si quieres que los archivos eliminados en tu PC se borren también en Drive y viceversa.

Asumiendo que no toques nada, Backup and Sync siempre te mostrará un cuadro de diálogo preguntándote si quieres borrar los archivos en todos los sitios donde están almacenados cuando intentes eliminar un documento sincronizado. Por razones de seguridad, si haces clic en borrar ni restaurar se mantendrá la copia que no hayas eliminado manualmente.

En caso de que sigas sin tener claras las cosas, nuestra recomendación es marcar la opción de no quitar elementos en todas las localizaciones. De esta forma, aunque borres por accidente un archivo sincronizado de tu PC siempre te quedará su copia de seguridad en Google Drive (y al revés).

Evita sustos: mantén una copia de seguridad al día

Tener una copia de seguridad de nuestros documentos más preciados nos puede evitar enormes quebraderos de cabeza. Es por ello que aplicaciones como Backup and Sync son de gran ayuda a la hora de recuperar archivos que creíamos perdidos tras extraviar un portátil o perder los contenidos del disco duro a causa de un virus.

Si bien este tipo de operaciones se hacían antiguamente a mano y usando un disco duro externo, Backup and Sync se encarga de hacer este tipo de operaciones de forma automática y usando la nube. Basta con tenerlo activo de fondo para que mantenga siempre una copia sincronizada con nuestro espacio de Google Drive.

Con esto dicho, Backup and Sync también tiene sus limitaciones. La más importante de ellas es que no podemos programarlo para guardar copias de archivos concretos de forma automática. Si queremos hacer esto deberemos abrir manualmente nuestra carpeta local Google Drive (creada localmente por el programa en nuestro PC) y copiar allí el archivo que queramos sincronizar con nuestra cuenta de Google Drive.

Por otro lado, Backup and Sync depende netamente del espacio de almacenamiento que tengamos disponible en nuestra cuenta de Drive. Esto significa que si nos ponemos a hacer copias de seguridad de fotos y vídeos posiblemente acabaremos rápidamente con la cuota gratuita ofrecida por Google. Te recomendamos por tanto que seas selectivo y te centres en los archivos que de verdad quieres proteger, o en su defecto que consideres una cuenta de pago de Google.