A la hora de ser productivos la inteligencia artificial empieza a jugar un papel primordial. Gracias a ella, podremos llegar a escribir mejor, gestionar el tiempo de forma óptima, abordar nuestros proyectos de manera más eficiente, y agilizar otras muchas tareas.

EN COLABORACIÓN CON MICROSOFT

Cuando hablamos de inteligencia artificial lo primero que suele asaltar a la mente es un mundo de procesos complejos, más cercanos a la ciencia ficción que a herramientas que todos podríamos usar en nuestro día a día. Nada más lejos de la realidad.

A través de la inteligencia artificial (IA) y las tecnologías cognitivas, un sistema artificial pretende imitar al ser humano y a su cerebro: cómo este ejecuta los procesos de aprendizaje, memoria o toma de decisiones. En pocas palabras, que llegue a ser capaz de llevar a cabo tareas como si fuésemos nosotros mismos.

Las opciones de inteligencia artificial que puedes tener en tu PC

Como decíamos antes, ya poco tiene que ver la inteligencia artificial con el mundo de la ciencia ficción. Por ejemplo, todos llevamos en el bolsillo un pequeño dispositivo que nos dice el tiempo que va a hacer cuando se lo preguntamos en voz alta. Y vemos películas que los propios servicios de streaming nos han recomendado según nuestros gustos, basándose en datos recogidos por algoritmos de inteligencia artificial.

Incluso en los videojuegos, algunos personajes parecen tener vida propia y hasta los NPC evolucionan en complejidad. Y eso es porque tienen un “cerebro artificial” ayudado, efectivamente, por la inteligencia artificial.

También a la hora de ser productivos la inteligencia artificial empieza a jugar un papel primordial. Gracias a ella, podremos llegar a escribir mejor, gestionar el tiempo de forma óptima, abordar nuestros proyectos de manera más eficiente, sacar mayor partido a los contenidos, mejorar los flujos de trabajo, etc.

Este campo, precisamente, es uno donde están centrando sus esfuerzos los desarrolladores en las nuevas aplicaciones de ofimática. Es el caso de Microsoft 365, servicio que viene a suceder a Office 365 incluyendo más funciones por el mismo precio. La suscripción ofrece al usuario las aplicaciones Office más populares (Word, Excel, PowerPoint y OneNote), el gestor de correos Outlook y espacio de almacenamiento en la nube de OneDrive, con hasta 1 TB por usuario en los planes Personal (para una persona) y Familia (para seis personas).

Como servicio de suscripción, Microsoft 365 permite al usuario estar siempre actualizado, beneficiándose de cualquier mejora que Microsoft aplique al software, y disponer de un soporte técnico continuo. Opera en todo tipo de plataformas (Windows, MacOS, Android, iOS) y tiene a la nube como pilar básico.

Así es la ofimática avanzada de Microsoft 365

A la hora de elaborar un trabajo, necesitamos coordinar acciones que impliquen la gestión de una gran cantidad de documentos, archivos, vídeos e imágenes. Y en estos tiempos de coronavirus que nos ha tocado vivir, en los que es preciso trabajar o estudiar desde casa y compartir la documentación con terceros, un repositorio en la nube es clave. El material estará siempre disponible y cualquier modificación se actualizará cuando haya acceso a Internet.

Pero también lo son la optimización y productividad que aportan los avances en inteligencia artificial, que pueden estar al quite con sugerencias o funcionalidades que mejoren sensiblemente nuestros contenidos.

Las herramientas ofimáticas de Microsoft 365 emplean tecnología basada en procesos cognitivos para optimizar los trabajos realizados. De esta manera, incluyen un corrector de ortografía, gramática y estilo en tiempo real, elección inteligente de plantillas a partir de la búsqueda de un tema para la elaboración de una presentación en PowerPoint o un documento de Word o escritura al dictado a partir del reconocimiento de voz.

Son funciones con alta tecnología detrás para facilitar al usuario las tareas productivas. No en vano se trata de imitar al cerebro en el proceso de asimilar la información que recibe poniendo en marcha mecanismos como el aprendizaje de conceptos, la resolución de problemas, la memoria y la toma de decisiones.

Un editor de texto inteligente en tiempo real

Imaginemos que estamos en pleno proceso creativo, pero no logramos encontrar la manera adecuada de escribir una frase determinada o un concepto apropiado para una idea que se debe reflejar en un texto. La IA de Microsoft 365 entra en juego al subrayar las dudas: de manera automática y gracias a las nueva funcionalidad de Microsoft Editor, nos propondrá formas alternativas y mejoradas a la redacción original dentro del contexto. Es como tener un corrector a tu disposición sin salir de la herramienta.

Esta nueva funcionalidad a tiempo real está activa tanto en Word como en Outlook. También se encuentra disponible a través de sus versiones web; el usuario solo ha de instalar un complemento compatible con los navegadores Edge y Chrome. Con ello, contaremos con este asistente también cuando escribamos en la web en general. Por ejemplo, en una entrada en Facebook o Linkedin el Editor subrayará los problemas que encuentra y nosotros decidiremos si admitir o rechazar la sugerencia que nos ofrece como alternativa.

También, encontramos la funcionalidad Búsqueda inteligente, que nos permite ampliar información en Internet sin salir de la aplicación de trabajo. Basta con seleccionar el término o frase sobre la que queremos obtener más información y hacer clic con el botón derecho del ratón para que se nos muestren los resultados de la búsqueda en una columna a la derecha. Incorporaremos la información que queramos arrastrándola hasta el documento. El síndrome del folio en blanco puede tener los días contados gracias a la inteligencia artificial aplicada en el nuevo Microsoft 365.

Función dictado y subtitulado en varios idiomas gracias al reconocimiento de voz

Gracias a la tecnología de reconocimiento de voz de Microsoft 365, el usuario podrá escribir a gran velocidad y sin tocar el teclado. La función de dictado, disponible en Word, Outlook, OneNote y PowerPoint, usa el micrófono del dispositivo para reconocer las frases dichas por el usuario y escribirlas de manera fidedigna. Una función muy útil en momentos en los que no podemos -o no queremos- usar las manos para escribir.

Otra funcionalidad asociada al reconocimiento de voz de la que se beneficia Power Point es la inserción de subtítulos en tiempo real. Solo hay que activar la opción de subtitulado para que el programa, a medida que vamos realizando la presentación, traslade nuestras palabras a subtítulos en el idioma seleccionado. Podrás, además, ajustar la posición de los subtítulos así como el color, transparencia y estilo de las fuentes usadas.

Cómo planificar el menú semanal con plantillas inteligentes de Excel

Desde el móvil, Microsoft 365 va a ser capaz de reconocer textos y tablas a partir de una fotografía tomada con el propio dispositivo. Dicha foto se convertirá en un documento de Word o Excel que podremos editar y modificar a nuestro antojo.

Estas capacidades de machine learning no solo resultan útiles a la hora de elaborar tareas de clase o del trabajo, sino que facilitan la gestión del propio hogar. Con Excel, podremos crear tablas inteligentes de unos 100 temas distintos. Por ejemplo, si se quiere llevar un seguimiento de la dieta diaria ㅡmás ahora con todos los miembros de la familia en casaㅡ, podemos utilizar el buscador de plantillas con el término “dieta” y elegir la plantilla ‘Registro diario de calorías y porcentajes de grasas’, que tiene definidas ya las formulaciones adecuadas.

De hecho, la suscripción a Microsoft 365 da acceso exclusivo a 200 nuevas plantillas temáticas: desde invitaciones de boda o cumpleaños ㅡporque cuando recuperemos la normalidad tendremos mucho que celebrarㅡ hasta libros de colorear para los más pequeños. Además, integra 8.000 imágenes y 175 vídeos de Getty Images, 300 nuevas fuentes y 2.800 iconos añadidos. Todo ello accesible desde PowerPoint, Word y Excel. El usuario solo tiene que introducir una palabra clave que ayude al software a identificar el tema y, de forma automática, obtendrá la plantilla adecuada.

Gracias a la inteligencia artificial integrada en las soluciones de productividad, las tareas cotidianas sumarán ese grado de creatividad y eficiencia que se necesita. El recurso de la nube permitirá esa ventana de conexión al exterior que contribuye a que la vida siga y se normalice.