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6 consejos para teletrabajar y ser más productivos

La actual situación ha obligado a que todo el país pase la mayor parte del día en casa. Una limitación de movimientos fuera del domicilio que, sin embargo, no ha parado la actividad laboral para millones de españoles que desde hace unos días se han apuntado a esto del teletrabajo. Algo que incluso puede ser novedoso para muchos de ellos.
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Avel Chuklanov

¿Cómo podemos ir adaptándonos a esta nueva realidad? En primer lugar, siguiendo unas reglas básicas. La primera de ella, quitándonos el pijama cuando nos pongamos delante del PC para crear rutinas menos monótonas y mejorar la concetración. Pero hay más, especialmente en lo relacionado con el uso de la tecnología.

Hoy conoceremos algunas recomendaciones para que el teletrabajo sea más productivo aprendiendo a gestionar nuestro tiempo y utilizando herramientas que nos ayudarán.

¿Cuál es el mejor lugar de la casa para teletrabajar?

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Thought Catalog

Para lograr también esa disciplina diaria, otra de las ideas es dar vida a un espacio de trabajo adecuado a estas especiales circunstancias. El salón es mejor descartarlo si es posible, puesto que las familias estarán reunidas mucho más tiempo en la estancia más grande de la casa.

Idealmente, montaremos la oficina en un cuarto de invitados vacío. Si no podemos, porque nuestra vivienda no tiene una habitación extra (que no es algo poco frecuente en España), podemos recurrir a un rincón del salón que incluso compartimentemos con una estantería o biombo.

A ser posible, es mejor recoger la zona de trabajo al final de la jornada, así de nuevo se convertirá en nuestra zona de ocio habitual.

Una habitación que deberíamos evitar es el dormitorio. Levantarnos y conectar directamente con la oficina puede causar un estrés y dar pie a conductas más sedentarias, así que deberíamos buscar otro lugar más recomendable si es posible.

El equipamiento ideal para teletrabajar

Siempre que sea posible, nuestra nueva oficina deberá ser tranquila, con una buena cantidad de luz natural y con la silla de escritorio más cómoda posible para no acabar con la espalda dolorida tras tantas horas

A nivel de equipamiento tecnológico, deberemos tener un teléfono cerca, una conexión Wi-Fi robusta y un ordenador que no vaya a darnos problemas, preferiblemente actualizado con la útlima versión del sistema operativo.

En este caso lo más aconsejable es usar un ordenador propio donde esté todo el trabajo que se necesita. No obstante, si no queda más remedio que tomar prestado el equipo familiar, lo más adecuado es crear una sesión propia para salvaguardar la información importante y evitar distracciones con el historial de navegación del resto de la familia.

Asimismo, es importante crear copias de seguridad en la nube. Si estamos trabajando en un ordenador compartido por algún miembro de la familia, puede que corramos el riesgo de perder trabajo. Con este tipo de plataformas además, a la vuelta a la oficina tendremos acceso a nuestro trabajo sin ningún problema.

La aplicación One Drive de Microsoft Office es un buen ejemplo de repositorio en la nube, que además nos servirá para trabajar de forma colaborativa con otras personas del equipo.

¿Necesitas una reunión a distancia? Apúntate a una videoconferencia

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Austin Distel

Si la tecnología hoy más que nunca acerca a esos seres queridos que están lejos y a los que no se puede abrazar (al menos físicamente por ahora), también las mismas herramientas digitales pueden facilitar el desempeño laboral cuando se necesita estar conectado con el resto de compañera de la oficina.

Aplicaciones para hacer videollamadas en grupo

Una solución que se puede resolver en cuestión de segundos gracias a las aplicaciones que permiten hacer videoconferencias, incluso aunque se esté a cientos de kilómetros de distancia. Así pues, en este caso Internet se convierte en un aliado a la hora de programar una reunión a distancia por medio de aplicaciones tan conocidas como Skype, la herramienta por excelencia en este tipo de situaciones y que permite mantener la comunicación tanto en smartphones como en tablets. 

Una calidad de sonido y de imagen inmejorable que también se repite para aquellos usuarios de Apple que pueden usar Facetime de manera simultánea con varias personas a través de un ordenador, un iPhone o un iPad y sin moverse del despacho doméstico. 

Y no hay dos sin tres. Para los que tenga una cuenta de Gmail o un teléfono o tablet con sistema Android, otra buena idea para facilitar el teletrabajo es usar la aplicación Google Hangouts, que facilita el contacto virtual de hasta 10 personas a la vez e incluso grabar la transmisión por si se necesita echar mano de esta conversación al cabo de un tiempo.

Trabaja en equipo como si estuvieras en la oficina

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Christofer Gower

Que ahora cada uno vaya realizando sus tareas en la soledad de su domicilio no significa que no pueda estar conectado con el resto del equipo y se organice el trabajo entre todos para sacar adelante proyectos que en algunos casos no se pueden detener. 

Las aplicaciones más utilizadas para trabajo colaborativo

En esta ocasión, algunas aplicaciones resultan de utilidad como es el caso de Asana o Slack. Así, en la primera de ellas se facilita la asignación de tareas de manera personal, se ajusta un calendario de entregas y sirve de espacio virtual donde compartir todo tipo de información: desde documentos, pasando por fotografías o vídeos. Una forma ágil de mantener ese trabajo en equipo sin necesidad de tener al otro en la mesa de al lado.

En definitiva, un espacio de feedback para hacer más efectiva la comunicación a distancia y el progreso del trabajo para ver en todo momento cómo va y qué necesidades tiene cada miembro del grupo.

Una funcionalidad que también se repite en el caso de Slack que ahora haría las veces de sala de reuniones. Pero no solo brinda beneficios a nivel de comunicación, sino que por medio de este escenario digital también se pueden compartir documentos de manera remota.  

En definitiva, toda una serie de consejos que se pueden poner en práctica para empezar con éxito en el esto del teletrabajo y mantener unas rutinas saludables hasta que podamos regresar a la oficina con total normalidad.

Concentración… ¿misión imposible?

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Thought Catalog

Va a ser difícil no experimentar distracciones constantes. Llevarnos la oficina a casa, empezar a recibir mensajes de familiares a horas intempestivas, niños… Incluso si vivimos solos va a ser difícil evitarlas.

Por todo esto, es necesario ser disciplinado para no perder las horas muertas buceando en Internet, mirando los mensajes de WhatsApp o recorriendo el pasillo en dirección a la cocina para picar algo a media mañana.

Márcate unas horas fijas de trabajo, unos objetivos y no planifiques tiempo para otras cosas que no sean genuinamente urgentes.

Planifica tus horarios y no te centres únicamente en el trabajo

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Michael Soledad

Si se van cumpliendo estas recomendaciones, el siguiente aspecto a tener en cuenta es ponerse (o autoimponerse) un horario que se debe cumplir a rajatabla. De lo contrario, puede que uno se vea todo el día trabajando a medio gas mientras se prepara la comida, ducha al niño o se pone la lavadora.  

Mientras trabajamos hay que olvidarse de estos quehaceres, que incluso se pueden programar a distancia (por ejemplo, si se cuenta con una aplicación para poner la lavadora de forma remota). La recomendación en este caso es dejar las tareas de limpieza para cuando se haya acabado la jornada; más o menos como hacíamos antes.

Además, en esta rutina establecida los descansos son sagrados y serán aprovechados de la misma manera que en el trabajo presencial: tomarse un café, charlar un rato con los compañeros y llamar a la familia.

Mantener el contacto personal es muy importante si vamos a pasar varias semanas en casa. Si vivimos solos, los videomensajes WhatsApp y Facebook también pueden ser una opción recomendable.

También deberemos cuidar la alimentación. Y es que no hay nada peor para la salud (especialmente ahora que hay que cuidarla) que comer en apenas 10 minutos un bocadillo frío pegado a la pantalla del ordenador. La comida, despacio y en la cocina. O en la misma sala en la que esté el resto de la familia.

El descanso es sagrado

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Zen Bear

Una buena idea para no dejarse llevar por la peligrosa espiral de trabajo-casa-trabajo-casa es ponerse unas sencillas alarmas para comenzar la jornada, hacer los recesos oportunos y la hora en la que se debe apagar el ordenador hasta el día siguiente. Si cuesta hacerlo o se pierde la noción del tiempo, los altavoces inteligentes pueden ser de gran utilidad en este caso.

Avisos que también pueden recordar (en el caso de los más despistados o los ‘adictos’ al trabajo) el momento de salir al balcón a respirar un poco de aire, hablar de forma distendida con la pareja, jugar un rato con los niños, leer un libro, retomar el capítulo de esa serie de televisión o practicar algo de ejercicio.

Precisamente, seguir una rutina física gracias a gadgets deportivos vendrá muy bien no solo para desentumecer unos músculos agarrotados de estar tantas horas sentados y sin apenas moverse. La mente también agradecerá aparcar por un rato los informes… o las noticias que llegan del exterior.

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